ALGEMENE VOORWAARDEN TWILIGHT FANTASY PRODUCTIONS

Scroll naar beneden voor de voorwaarden voor standhouders/exbitors!

DEZE ALGEMENE VOORWAARDEN VAN TWILIGHT FANTASY PRODUTCIONS GEVESTIGD TE HEERLEN, 6412CN, KLOOSTERWEG 1 (KVK NUMMER: 62987631), BTW NUMMER : NL001815226B70), VERDER TE NOEMEN “DE ORGANISATIE” ZIJN VAN TOEPASSING OP OVEREENKOMSTEN, DOOR DE ORGANISATIE GEORGANISEERDE EVENEMENTEN, VERDER TE NOEMEN ‘HET EVENEMENT’, WORDEN GESLOTEN.

Artikel 1 Toepasselijkheid

1.1 Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op iedere overeenkomst, tussen de bezoeker van het evenement, verder te noemen, de bezoeker, en de organisatie, ongeacht hoe die  overeenkomst tot stand komt.  Door het sluiten van de overeenkomst met de organisatie, waaronder  de aanschaf en/of gebruik van een toegangsticket en/of betreding van de locatie van het evenement (waaronder de ‘evenementenlocatie’),  gaat de bezoeker akkoord met de toepasselijkheid en inhoud van deze algemene voorwaarden.

1.2 De organisatie  en/of de beheerders van de evenementenlocatie,  kan c.q. kunnen huisregels hanteren, die naast deze algemene voorwaarden gelden en op de website(s) van de organisatie (o.a. www.twilight-fantasy-productions.nl, http://www.elmundofantasia.com etc. en/of op de evenementenlocatie te vinden zijn. De bezoeker verklaart zich door het kopen van het ticket op voorhand met die huisregels akkoord te zijn en deze na te komen.

1.3 De organisatie kan deze algemene voorwaarden te allen tijde geheel of gedeeltelijk wijzigen. Bezoekers worden tijdig van de wijzigingen op de hoogte gebracht doordat de organisatie dit op de betreffende website(s) van de organisatie zal melden Als de bezoeker de organisatie niet binnen 7 (zeven) werkdagen schriftelijk laat weten zich op grond van de redelijkheid en billijkheid niet in de wijzigingen te kunnen vinden, wordt de bezoeker geacht akkoord te zijn met de wijzigingen.

1.4 De nietigheid van enige bepaling van deze algemene voorwaarden tast de geldigheid van de overige bepalingen niet aan. Voor zover een (of meer) bepaling(en) van deze voorwaarden nietig of vernietigbaar zouden zijn, dan zullen partijen deze in gezamenlijk overleg vervangen met (een of meer) toelaatbare bedingen in de geest van de oorspronkelijke beding(en).

1.5 De organisatie wijst nadrukkelijk de toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de bezoeker van de hand.

 

Artikel 2 Algemene bepalingen

LA LUNA ETERNA, EL MUNDO FANTASIA, STEAM DREAMS, HALLOWEEN THE VILLAINS, HALLOWEEN THE LITTLE VILLAINS EN JACK O LANTERN zijn de handelsnamen voor de evenementen georganiseerd door Twilight Fantasy Productions

2.1 De evenementen vinden plaats op diverse locaties. (o.a. Mondo Verde Landgraaf, Kasteel Hoensbroek etc.)  De volgende afspraken hebben als doel om een fantastische ervaring voor alle bezoekers te waarborgen.

2.2 De huisregels zijn gebaseerd op beleefdheid, veiligheid en respect voor anderen en het milieu.

2.3 Door het betreden van het evenement, gaan bezoekers akkoord met deze regels en voorschriften. Toegang tot het evenement kan worden geweigerd bij niet naleven van de huisregels.

 

Artikel 3 Aanschaf tickets

3.1 De overeenkomst tussen de organisatie en bezoeker voor de aanschaf van tickets komt tot stand nadat een bestelling voor één of meer tickets is geplaatst bij (een door) de organisatie (ingeschakeld (voor)verkoopadres).

3.2 Een geplaatste bestelling is onherroepelijk en de bezoeker kan de overeenkomst na dat moment niet meer wijzigen. De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om bestellingen te weigeren, dan wel daaraan aanvullende voorwaarden te stellen. Het is helaas niet mogelijk om jouw entree, meet & greet, photobooth of gaming ticket te retourneren. Wel kan je jouw gekochte ticket aanbieden met bijv. een ticketswap.

3.3 Informatie, zoals mededelingen en prijsopgaven, met betrekking tot het evenement en/of tickets wordt zo nauwkeurig mogelijk (weer)gegeven of verstrekt, doch bindt de organisatie nimmer.

3.4 Door bijkomende kosten van bijvoorbeeld reservering, betaling en/of bezorging kunnen prijzen voor tickets hoger liggen dan de door de organisatie op de tickets geprinte prijzen.

3.5 De organisatie aanvaardt geen aansprakelijkheid voor eventuele onjuistheden of onvolledigheden in de hiervoor bedoelde verstrekte informatie.

 

Artikel 4 Tickets en toegang

4.1 De organisatie en / of de officiële ticketprovider behoudt zich het recht voor om de identiteit van de bezoekers te verifiëren bij de entree van het evenement. Als een bezoeker niet in bezit is van een geldige identiteitskaart, dan kan toegang tot het evenement geweigerd worden, zonder recht op terugbetaling van het ticket. Onder een geldig identiteitsbewijs wordt verstaan een geldige identiteitskaart, paspoort of rijbewijs. Kopieën van identiteitsbewijzen worden niet geaccepteerd. De Nederlandse wetgeving is hier van toepassing.

4.2 Een ticket wordt eenmalig aan de bezoeker verstrekt en verschaft slechts de houder van het ticket (eenmalig) toegang tot het evenement en de evenementlocatie.

4.3 EVENTIX en TICKETMASTER zijn de exclusieve, door de organisatie ingeschakelde ticketingproviders voor de evenementen. Tickets zijn enkel verkrijgbaar op de website van de organisatie en de ticketingprovider. Alleen aanschaf bij een erkend voorverkoopadres garandeert de geldigheid van het ticket. De bewijslast dienaangaande rust volledig op de bezoeker. De organisatie is gerechtigd de bezoeker de toegang te weigeren tot het evenement en/of de evenementlocatie als er gerede twijfel is over de geldigheid van het ticket, dit zonder gehoudendheid tot restitutie van het entreegeld van de bezoeker.

4.4 Indien er acties/deals van toepassing zijn middels  de verkoopkanalen van Social Deal, Wow Deal, Groupon, Ticketveiling, Vakantieveiling, Tripper en Actie van de Dag dan gelden de voorwaarden zoals deze bij deze aanbieders van toepassing zijn.

4.4 De tickets worden voor de aanvang van het evenement aan de bezoeker verstuurd, mits de koopprijs voor de tickets is voldaan. Na ontvangst van de bestelde tickets dienen deze door de bezoeker te worden gecontroleerd op juistheid. Indien de aangeschafte tickets door de betreffende bezoeker niet tijdig zijn ontvangen, of indien er gebreken of fouten in de tickets worden geconstateerd, dan dient de bezoeker schriftelijk contact op te nemen met de ticketingprovider. Indien een ticket bestaat uit een door of vanwege de organisatie verstrekte barcode, die via elektronische communicatie (bijvoorbeeld e-mail) aan de bezoeker wordt verstrekt, dient de bezoeker ervoor te zorgen dat dit ticket daadwerkelijk en op een veilige wijze via elektronische communicatie kan worden getoond. De organisatie garandeert noch de vertrouwelijkheid noch de ontvangst van het ticket.

4.5 De tickets zijn en blijven eigendom van de organisatie. Vanaf het moment dat het ticket aan de bezoeker ter beschikking is gesteld, rust op de bezoeker het risico van verlies, diefstal, beschadiging of misbruik daarvan. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor verlies of beschadiging van tickets door welke oorzaak dan ook. In het geval de organisatie door de bezoeker om vervangende tickets wordt verzocht, is de organisatie gerechtigd dat te weigeren of daar aanvullende kosten voor in rekening te brengen.

4.6 Het is de bezoeker niet toegestaan om de tickets aan derden (weder) te verkopen, ter verkoop aan te bieden of in het kader van commerciele doeleinden aan te bieden, te verstrekken of in commerciële uitingen te verwijzen naar de tickets.

4.7 Indien de bezoeker zijn ticket om niet en niet voor commerciële doeleinden aan derden ter beschikking stelt, is de bezoeker in dat geval gehouden om al diens verplichtingen uit de overeenkomst met de organisatie waaronder deze algemene voorwaarden onverminderd op leggen aan die derden. De bezoeker staat er voor in dat voornoemde derden alle verplichtingen (zullen) nakomen.

4.8 De organisatie kan besluiten om de tickets op naam (gepersonaliseerd) te verkopen. De organisatie is gerechtigd (maar niet verplicht) om de identiteit van de houder van het ticket te controleren om vast te stellen of deze overeenkomt met de naam op de ticket, en voor zover deze niet overeenkomt, om de houder de toegang tot het evenement te weigeren.

4.9  Tickets zijn niet uitwisselbaar tenzij nadrukkelijk anders vermeld en zijn niet te retourneren.

4.10 In geen enkel geval worden tickets terugbetaald. Alle relevante klachten, verzoeken en suggesties dienen te worden gericht aan EVENTIX, TICKETMASTER EN TICKETAANBIEDERS VIA ACTIES OF DEALS.

4.11 Het is strikt verboden om gratis tickets, tegen enige vergoeding, aan iemand anders te verkopen. Als dit opgemerkt wordt, worden de betreffende toegangsbewijzen onmiddellijk gedeactiveerd.

4.12 Bezoekers moeten een geldig en origineel ticket verkrijgen dat wettelijk door officiële kanalen is verkregen. Dit kaartje wordt bij verificatie geaccepteerd of afgewezen.

4.13 Alleen toegang via de aangegeven ingangen.

4.14 Bezoekers die proberen toegang te krijgen tot het evenement op een manier die niet voldoet aan de bovenstaande voorwaarden, wordt beboet met de dagprijs voor volwassenen. Bovendien kan een administratieve boete opgelegd worden. In geval van niet-naleving, worden bezoekers verwijderd van de locatie en alle verdere toegang in de toekomst geweigerd.

4.14 De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht om de toegang tot het evenement te beperken voor specifieke groepen bezoekers.

4.15 In geval van problemen met specifieke groepen bezoekers, behoudt de evenementen organisator zich het recht tot het volledig ontzeggen van specifieke groepen bezoekers.

4.16 Bezoekers die de toegang tot het evenement zijn ontzegd kunnen het evenement niet meer betreden.

4.17 De organisatie behoudt zich het recht te allen tijde de toegangsprijzen van tickets voor het evenement te wijzigen.  Indien de maximale capaciteit van het evenement wordt overschreden, heeft de organisatie het recht om bezoekers toegang te weigeren tot het evenement op die dag zonder compensatie. Het is ook mogelijk dat, in geval van grote drukte, niet elk deel van het evenement bezocht kan worden. Als gevolg daarvan is de organisatie niet aansprakelijk voor eventuele schade of teleurstelling.

4.18 Indien de voorverkoop aangeeft uitverkocht te zijn zal deze stopgezet worden. De organisatie behoudt zich het recht om additionele kassaverkopen op locatie aan te bieden. Dit zal duidelijk gecommuniceerd worden op alle mogelijke kanalen

 

Artikel 5 Aansprakelijkheid

5.1 Bezoekers betreden de evenementlocatie en wonen het evenement bij op eigen risico. De organisatie is niet aansprakelijk voor verlies van, diefstal van en/of schade aan bezittingen van bezoekers.

5.2 De organisatie is niet verantwoordelijk of aansprakelijk voor enige schade als gevolg van de annulering, wijzigingen of afwijkingen in (de inhoud van) het programma van het evenement, noch voor enigerlei andere schade, uit welke hoofde dan ook, welke direct of indirect het gevolg is van handelen of nalaten van de organisatie en/of de evenementlocatie, van personen in (één van) hun dienst, of van andere (hulp)personen die door of vanwege (één van) hun te werk zijn gesteld, of van derden, tijdens het evenement of in verband met het verblijf op de evenementlocatie, tenzij de schade het directe gevolg is van opzet of grove schuld van de organisatie.

5.3 Indien en voor zover de organisatie ondanks het voorgaande jegens de bezoeker op welke grond ook aansprakelijk mocht zijn voor enige door de bezoeker geleden schade, dan is deze aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot directe – en dus geen indirecte of immateriële – schade tot het bedrag, dat ingevolge de wettelijke aansprakelijkheidsverzekering van de organisatie zal worden uitgekeerd, en slechts indien zij hiertoe wettelijk gehouden is. De organisatie is in een dergelijk geval tevens slechts aansprakelijk, indien de bezoeker de organisatie onverwijld schriftelijk op de hoogte brengt van de tekortkoming, waarbij tevens een redelijke termijn wordt gesteld om alsnog aan de verplichting te voldoen.

5.4 Bezoekers die schade hebben opgelopen tijdens hun bezoek aan het evenement, moeten dit melden bij het coördinatiecentrum alvorens de locatie te verlaten. Schade die op een later tijdstip wordt gemeld, zal in geen geval tot schadevergoeding leiden. De organisator is niet verantwoordelijk voor schade en / of persoonlijk letsel dat tijdens uw bezoek aan het evenement is uitgeoefend, behalve in geval van grove nalatigheid. In dit geval zal de verantwoordelijkheid van de organisator nooit hoger zijn dan het door de verzekeraar te betalen maximumbedrag. Gevolglijk verlies of winstverlies kan nooit tot schadevergoeding leiden.

5.5 Personen wier handeling of nalatigheid direct of indirect schade aan de organisator veroorzaakt, is volledig verantwoordelijk voor de genoemde schade. Indirecte schade omvat winstverlies, alsmede de kosten van administratieve en strafrechtelijke boetes en maatregelen.

5.6 De organisatie draagt geen enkele financiële of andere verantwoordelijkheid voor welke persoonlijke schade of welk letsel dan ook, noch voor mogelijk verlies of beschadiging van persoonlijke eigendommen tijdens een bezoek aan haar evenementen. Weet dat de organisatie ook onderworpen zijn aan reglementen en voorwaarden van het management van de evenementenlocaties.

5.7 De bezoeker is er mee bekend dat er tijdens het evenement harde muziek ten gehore kan worden gebracht. De organisatie adviseert bezoekers dringend om afdoende gehoorbescherming te dragen en om regelmatig naar een omgeving te gaan waar geen muziek ten gehore wordt gebracht om het gehoor rust te gunnen. De organisatie accepteert geen aansprakelijkheid voor eventuele gehoorbeschadiging van de bezoeker.

 

Artikel 6 Annulering of verplaatsing evenement

6.1 De organisatie kan het evenement verschuiven naar een andere datum of een andere locatie of zelfs annuleren als sprake is van overmacht. ‘Overmacht’ dient in dat kader ruim opgevat te worden en omvat onder meer, doch niet uitsluitend ziekte en/of afzegging van de artiest(en), molest, (dreiging van) terrorisme, burgeroorlog, stakingen, brand, slechte weersomstandigheden etc.

6.2 Bij annulering van het evenement zal de organisatie uitsluitende het entreegeld zoals vermeld op het ticket aan de bezoekers restitueren. Restitutie zal uitsluitend plaatsvinden op de door de organisatie aangegeven wijze en enkel indien de bezoeker het entree geld heeft voldaan. Servicekosten of overige (gevolg)schade, direct of indirect, wordt niet vergoed door de organisatie. De bezoeker kan geen aanspraak maken op (vervangende) toegang tot een ander evenement.

 

Artikel 7 Huisregels

7.1 Bezoekers dienen zich te houden aan de huisregels en de voorschriften en aanwijzingen van de organisatie en bevoegde instanties, waaronder de in dit artikel genoemde huisregels. Indien de organisatie dit redelijkerwijs nodig acht ter handhaving van de rust en orde tijdens het evenement en in ieder geval als de openbare orde of veiligheid tijdens het evenement in gevaar komt, heeft zij het recht de bezoeker de (verdere) toegang tot het evenement te ontzeggen en/of van de evenementlocatie te (laten) verwijderen.

7.2 Bezoekers jonger dan 14 jaar krijgen alleen toegang indien zij worden begeleid door een bezoeker van 18 jaar of ouder. Voor sommige events geldt echter de regel dat de bezoeker 18 jaar of ouder dient te zijn, dit wordt dan aangegeven door de organisatie.

7.3 Om de organisatie in staat te stellen te voldoen aan haar wettelijke verplichtingen dienen bezoekers zich op eerste verzoek deugdelijk te kunnen identificeren. Dit geldt onder meer in het kader van de Drank- en Horeca Wetgeving, waaruit volgt dat aan bezoekers onder de 18 jaar geen alcohol wordt geschonken. De organisatie behoudt het recht voor om geen alcohol te schenken aan een bezoeker die wel oud genoeg is om alcohol te kopen, maar er naar aanleiding is aan te nemen  dat de alcohol ook bedoeld is voor bezoekers jonger dan 18 jaar.

7.4 Bij betreding van het evenement kan de bezoeker worden gefouilleerd. De bezoeker die weigert zich te laten fouilleren kan de toegang tot het evenement worden geweigerd.

7.5 Digitale camera’s en telefoons met camera mogen mee genomen worden op de evenementlocatie, doch enkel voor eigen (niet professionele) gebruikt. Andere apparatuur zoals ondermeer, (digitale) videocamera’s/camcorders en andere (geluids-)opname-apparatuur zijn zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie niet toegestaan.

7.6 Registratie van het evenement, in welke vorm dan ook, waaronder begrepen het professioneel fotograferen, filmen en het maken van geluids- en/of beeldopnamen voor commerciële doeleinden, is zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie verboden, alsook nadruk van en/of overname uit het programma(-boekje), posters en andere drukwerken.

7.7 Voorts mogen in ieder geval – doch niet uitsluitend-  de volgende zaken niet worden meegenomen op de evenementenlocatie:  Alcoholhoudende dranken, glaswerk, plastic flessen, bidons, blik, camelbaks, huisdieren, drugs, vuurwerk, brandbare stoffen, (vuur)wapens, (potentieel) gevaarlijke voorwerpen en professionele foto-, film- en andere opnameapparatuur. Of sprake is van professionele apparatuur is uitsluitend ter beoordeling van de organisatie. De organisatie zal niet toegestane zaken bij de ingang in beslag (laten) nemen. Legale waardevolle zaken kunnen later worden opgehaald. Illegale zaken zullen aan de politie worden overhandigd. De organisatie aanvaardt geen enkele aansprakelijkheid voor door haar (of door derden) in beslag genomen zaken van de bezoeker.

7.8 Roken is niet toegestaan in tenten en (tijdelijke) gebouwen, uitgezonderd eventuele daarvoor bestemde rookruimtes. Eventuele ten gevolge van de overtreding door de bezoeker aan de organisatie opgelegde boetes zullen volledig op de bezoeker worden verhaald.

7.9 Het is niet toegestaan om tijdens het evenement (huis)dieren mee te nemen zonder uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie. Het is voorts niet toegestaan om op het terrein, te crowdsurfen, vuur(tjes) te maken en/of commerciële activiteiten te verrichten, en/of zich op enige wijze aanstootgevend, discriminerend of beledigend uit te laten of dergelijke tekens te dragen of te verspreiden – al dan niet via sociale media –  zonder uitdrukkelijke voorafgaande  schriftelijke toestemming van de organisatie. Het dragen van voetbalshirts, motorclubkleding en overige kleding met groepskenmerkende teksten is niet toegestaan op de evenementlocatie.

7.10 Bezoeker zal zich gedurende het evenement onthouden van het vertonen van gedrag dat maatschappelijk niet-acceptabel wordt geacht, waaronder onder meer het vertonen van agressief, racistisch en of opruiend gedrag. Voldoet de bezoeker niet aan (een van) de in artikel 6  genoemde huisregels, dan wel een andere bepaling van deze algemene voorwaarden, dan is de organisatie gerechtigd de bezoeker de (verdere) toegang tot het evenement en de evenementlocatie te ontzeggen, zonder dat de bezoeker recht heeft op restitutie van de koopsom en/of schadevergoeding.

 

Artikel 8 Privacy en persoonsgegevens

8.1 Door het sluiten van een overeenkomst met de organisatie kunnen (persoons)gegevens van de bezoeker worden verzameld, vastgelegd en opgeslagen in een gegevensbestand. Deze door de bezoeker verstrekte (persoons)gegevens worden door de organisatie verwerkt overeenkomstig haar privacybeleid dat op de diverse website(s) van de organisatie (privacybeleid/) te raadplegen is.

8.2 De organisatie gaat zorgvuldig met de verkregen (persoons)gegevens om en verwerkt deze uitsluitend overeenkomstig de Wet Bescherming Persoonsgegevens. (althans per 25 mei 2018 overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming)

8.3 Bij het sluiten van de overeenkomst met de organisatie geeft de bezoeker uitdrukkelijk toestemming voor het verwerken van (persoons)gegevens overeenkomstig het privacybeleid van de organisatie.

8.4 Mogelijk zullen beeld- en/of geluidsopnamen worden gemaakt van het evenement en de bezoekers en worden opnamen openbaar gemaakt of verveelvoudigd. De bezoeker verleent op voorhand onvoorwaardelijk toestemming tot het maken van voornoemde opnamen en exploitatie daarvan zonder dat de organisatie of derden een vergoeding aan de bezoeker verschuldigd is of zal zijn. Een eventueel intellectueel eigendomsrecht, waaronder naburig- en/of auteurs- en/of portretrecht ten aanzien van voornoemde opnamen, komt volledig en uitsluitend toe aan de organisatie. Voorts draagt de bezoeker bij deze en zonder enige beperking al haar intellectuele eigendomsrechten waaronder naburig- en/of auteurs- en/of portretrecht ten aanzien van voornoemde opnamen, over aan de organisatie, welke overdracht hierbij door de organisatie wordt aanvaard. Voorts doet de bezoeker onherroepelijk afstand van het recht zich te beroepen op zijn/haar persoonlijkheidsrechten uit hoofde van art 25 Auteurswet. Voor zover dergelijke afstand niet mogelijk is, zal de bezoeker zijn/haar persoonlijkheidsrechten ten aanzien van voornoemde opnamen, niet jegens de organisatie inroepen.

8.5 Indien gedurende het evenement (beeld)opnamen worden gemaakt met beveiligingscamera’s, kan de organisatie deze in geval van calamiteiten aan derden, waaronder mede begrepen politie en justitie, afstaan.

8.6 Pers wordt enkel toegestaan op het evenement met schriftelijke toezegging van de organisator en / of het officiële persbureau ten tijde in dienst van de organisator en is gerechtigd om beeldmateriaal te maken en te publiceren over het evenement. Het is niet toegestaan om beeldmateriaal van bezoekers en / of andere aanwezigen van het evenement tegen betaling aan te bieden anders dan aan de media. De organisatie behoudt zich te allen tijde het recht voor om persaccreditaties in te trekken en kosteloos beroep te doen op het gepubliceerde beeldmateriaal.

8.7 Hou er rekening mee dat als men zich registreert voor alle evenementen van Twilight Fantasy Productions, men aan Twilight Fantasy Productions  de toelating geeft om op de hoogte gehouden te worden van het evenement en van relevante onderwerpen zoals bijvoorbeeld nieuwsberichten met betrekking tot het thema van het event. Bezoekers geven aan Twilight Fantasy Productions wel de toelating om hun adressen door te geven aan exposanten en bevoorrechte partners.

8.8 Twilight Fantasy Productions garandeert dat adressen niet voor andere doeleinden gebruikt worden en zorgt zo voor de beveiliging van bezoekersinformatie en voor de bescherming van de privacy van haar bezoekers.

 

Artikel 9 Garderobe

9.1 Bij de ingang van het evenement (alleen indoor) is een garderobe om waardevolle spullen en andere objecten in bewaring te geven. De garderobe wordt gefaciliteerd door personeel van de evenementlocatie en/of medewerkers van Twilight Fantasy Productions en hiervoor worden kosten in rekening gebracht. Eventuele achtergebleven spullen worden door personeel van de evenementenlocatie en/of Twilight Fantasy Productions opgeslagen bij de gevonden voorwerpen.

9.2 De organisatie kan niet aansprakelijk worden gesteld bij diefstal of schade.

9.3 Het is strikt verboden om items op de locatie onbeheerd achter te laten. Verdachte pakketten die onbewaakt zijn, worden door de organisatie, beveiliging en / of de politie verwijderd.

9.4 De organisator kan niet aansprakelijk gesteld worden voor diefstal of beschadiging van items die achtergelaten zijn.

 

Artikel 10 – Wapens

10.1 Bezoekers zullen zich te allen tijde houden aan de Nederlandse wetgeving (zowel nationaal als lokaal) met betrekking tot het vervoer en het gebruik van wapens. In geval van tegenstrijdigheid heeft deze wetgeving altijd voorrang op de huisregels.

10.2 Instructies: Wapendrager moet onmiddellijk voldoen aan elk verzoek en / of instructie met betrekking tot de wapens die ze dragen en / of gebruiken, ongeacht of ze zijn afgegeven door een politieagent, een brandweerman en / of een andere ambtenaar of door het veiligheidspersoneel van het evenement of een van de personeelsleden van de organisatie.

10.3 Categorieën: De volgende categorieën wapens onderscheiden zich:

1. STRIKT VERBODEN WAPENS: Werkende vuurwapens (zelfs ongeladen), geactiveerde of ontmantelde wapens, brandweerwapens, wapens die uitsluitend bestemd zijn voor militair gebruik, schakelbladen, knijpknopen met slot, vlindermessen, gooienmessen, jachtmessen, alarmpistolen, vuurwapens die niet te onderscheiden zijn van echte wapens, zwaardstokken, daggers, electroshock wapens, spuitbussen voor ‘zelfverdediging’, nunchakus, gooien van sterren en geluiddempers. Alle werkende vuurwapens, verboden en vergunningvereiste wapens conform de Nederlandse Wapenwet worden door de politie in beslag genomen en er zal direct een proces-verbaal worden opgesteld.
2. Toegestane wapens: Voorwerpen bedoeld als speelgoed voor kinderen tot 14 jaar oud (bijv. een plastic waterpistool); Voorwerpen die niet voor een echt wapen kunnen worden aangezien (bijvoorbeeld een light sabre van Star Wars of “props” gemaakt van Worbla, foam, karton. Fantasy en Replica Zwaarden en sabres die niet onder “Strikt Verboden Wapens” staan vermeld. Het dragen van toegestane wapens in openlucht of in ruimten is toegestaan tijdens het evenement. Op weg naar en van de evenementen moeten toegestane wapens te allen tijde in een afgesloten verpakking worden gehouden (bijvoorbeeld een gesloten sporttas). Het is ook te allen tijde verboden om de toegestane wapens op een bedreigende en / of anderszins gevaarlijke manier te gebruiken. Verlaten, geautoriseerde wapens worden in beslag genomen. Re-enactement groepen/entertainment hebben toestemming van de organisatie om toegestane wapens(zoals zwaarden) te gebruiken voor hun demonstraties hiermee, met inachtneming van de veiligheid van hen en de bezoeker(s).

 

 Artikel 11 Overige bepalingen

11.1 De organisatie zal er naar streven dat het programma van het evenement zoveel mogelijk volgens het aangekondigde schema zal worden uitgevoerd. Zij is echter niet aansprakelijk voor afwijkingen daarin en schade welke daardoor voor de bezoeker en/of derden mocht ontstaan. De organisatie is niet aansprakelijk voor de inhoud en de wijze van uitvoeren van het programma van het evenement, waaronder uitdrukkelijk begrepen de lengte van het programma.

11.2 De organisatie behoudt zich het recht voor om te allen tijde de programmering en content van het evenement te wijzigen.

11.3 Op de evenement organisatie zijn standhouders aanwezig die met toestemming van de organisatie aan de bezoeker producten of diensten aanbieden. Deze standhouders zijn volledig onafhankelijk van de organisatie en de organisatie is dan ook op geen enkele wijze aansprakelijk voor de handelingen, nalaten producten en/of diensten van deze standhouders. Klachten omtrent producten en/of diensten van deze standhouders kunnen niet aan de organisatie worden doorgegeven maar dienen gericht te worden aan de standhouder zelf.

11.4 De organisatie is niet verantwoordelijk voor verkochte artikelen, namaakartikelen/-wapens door standhouders. Aankopen zijn niet inwisselbaar voor geld bij de organisatie.

11.5 Standhouders worden door de organisatie herinnerd aan de inhoud van de bestaande Nederlandse Wapenwet op vervoer, bezit en verkoop van wapens.

11.6 Zonder expliciete voorafgaande schriftelijke toestemming van de organisatie is het verboden om voor, tijdens of na een evenement, alsmede  op of in de nabijheid van de evenement locatie in de breedste zin van het woord reclame te maken. Dit verbod ziet onder meer, doch niet uitsluitend op het maken van reclame voor andere evenementen of zaken, inclusief reclame voor niet-commerciële doelen en/of het uitvoeren van enquetes, vragenlijsten en/of petities. Iedere vorm van het maken van reclame (zoals door flyers of stickers te verspreiden, posters op te hangen of bezoekers aan te spreken) is uitdrukkelijk verboden. Er wordt een direct opeisbare boete van ten minste € 1.000,- opgelegd aan de bezoeker die in strijd met deze bepalingen handelt.

 

Artikel 12 Slotbepalingen

12.1 Op deze algemene voorwaarden is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. De Nederlandse tekst van deze Algemene Voorwaarden prevaleert boven elke andere vertaling hiervan.

12.2 Wanneer een geschil is ontstaan naar aanleiding van (gebruik of toepassing van) deze algemene voorwaarden, de overeenkomst  en/of hiermee samenhangende overeenkomsten, zullen de bezoeker en de organisatie eerst proberen dit geschil in goed onderling overleg op te lossen. Mocht dit niet lukken, dan kunnen de bezoeker en de organisatie een onafhankelijke en deskundige mediator aanstellen, mits de bezoeker en de organisatie beiden akkoord zijn met de keuze van de mediator. De uitspraak van de mediator zal bindend zijn. Kunnen de bezoeker en de organisatie niet tot overeenstemming komen over de keuze van een mediator, dan zal het geschil kunnen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter in Nederland.

Algemene Voorwaarden Twilight Fantasy Productions voor Standhouders / Exhibitors

Artikel 1: Definities Organisator: Twilight Fantasy Productions, statutair gevestigd te Heerlen, kantoorhoudende Heerlen aan de Kloosterweg 1, 6412CN, ingeschreven in het handelsregister onder nummer 6298763.

Evenement: de door de organisator georganiseerde beurs, tentoonstelling, congres of ander evenement.

Offerte: de aanbieding van de Organisator tot het sluiten van een Overeenkomst.

Overeenkomst: de door acceptatie van de Offerte tot stand gekomen overeenkomst tussen de organisator en de wederpartij voor de deelname aan een Evenement. Wederpartij: de natuurlijke of rechtspersoon die een Overeenkomst sluit of heeft gesloten of aan wie een Offerte is uitgebracht.

Standruimte/Stand: de ruimte op het evenemententerrein die aan de Wederpartij ter beschikking wordt gesteld. Vergoeding: de vergoeding die de Wederpartij aan de Organisator verschuldigd is voor deelname aan een Evenement.

Artikel 2: Toepasselijkheid van de Algemene Voorwaarden

1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle Offertes en alle Overeenkomsten van de Organisator.
2. De algemene voorwaarden zijn opgenomen op de website van de Organisator en worden op verzoek van wederpartij per e-mail toegezonden.

3.Eventuele algemene voorwaarden van de wederpartij of andere van deze algemene voorwaarden afwijkende bepalingen maken geen deel uit van de Overeenkomst, behoudens en voor zover Organisator zich daar nadrukkelijk schriftelijk mee akkoord heeft verklaard. Het door de Wederpartij zonder commentaar behouden van een Offerte of opdrachtbevestiging, waarop naar deze voorwaarden is verwezen, geldt als stilzwijgende instemming met de inhoud daarvan.

4. Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden op enige wijze ongeldig of onverbindend zou zijn, laat dat de geldigheid van de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden onverlet.
5. De Organisator heeft het recht deze algemene voorwaarden te allen tijde te wijzigen. Een eventuele wijziging treedt in werking acht (8) dagen nadat deze door de Organisator op haar website is bekendgemaakt.
6. In alle gevallen waarin de onderhavige voorwaarden niet voorzien, beslist de Organisator bij monde van haar directie.

Artikel 3: Offertes

1. Alle Offertes van de Organisator zijn vrijblijvend. Indien een Offerte door de Wederpartij wordt aanvaard, heeft de Organisator het recht het aanbod binnen twee (2) werkdagen na ontvangst van de aanvaarding te herroepen.
2. Het inschrijven voor deelneming aan een Evenement door de Wederpartij kan schriftelijk, online of mondeling geschieden. De aanvaarding van de deelname door de Organisator wordt per e-mail aan de Wederpartij bevestigd en daarmee komt de Overeenkomst tot stand.
3. De Organisator behoudt zich het recht voor een aanvraag tot deelneming af te wijzen, indien de belangen van (een) andere deelnemer(s) en/of van de Organisator en/of van het Evenement als zodanig dat vergen, zulks ter uitsluitende beoordeling van de Organisator. De Organisator zal nimmer aansprakelijk zijn voor schade van de Wederpartij of derden als gevolg van een besluit van de organisator om een aanvraag tot deelneming af te wijzen.

Artikel 4: Vergoeding

1. Het bedrag van de Vergoeding dat door de Wederpartij is verschuldigd voor zijn deelname aan het Evenement is vermeld in de schriftelijke/online Overeenkomst en zal door de Organisator aan de Wederpartij worden gefactureerd. Bij directe online betaling zal uiterlijk binnen 1 week hiervan de factuur aan de wederpartij worden verzonden.
2. De Vergoeding dient te worden betaald, binnen de gestelde betalingstermijn op het door de Organisator opgegeven bankrekeningnummer, indien dit een schriftelijke factuur betreft. Bij een online boeking is per direct het volledige bedrag automatisch betaald. Door Organisator wordt als volgt gefactureerd,

Middels een papieren factuur: Voor jaarlijkse Evenementen: a. een voorschot van vijftig procent (50%) van de Vergoeding binnen acht (8) dagen na aanvaarding van de aanmelding; b. het restant van de Vergoeding tenminste honderdtwintig (120) dagen voor de openingsdatum van het Evenement. Voor niet-jaarlijkse Evenementen: a. een eerste voorschot van twintig procent (20%) van de Vergoeding binnen acht (8) dagen na aanvaarding van de aanmelding; b. een tweede voorschot van dertig procent (30%) van de Vergoeding uiterlijk dertien (13) maanden voor de openingsdatum van het Evenement; c. het restant van de Vergoeding tenminste honderdtwintig (120) dagen voor de openingsdatum van het Evenement;

Middels een directe online betaling van het volledige bedrag: dit geniet de voorkeur van de organisator.

3. De betalingstermijn voor papieren facturen bedraagt, tenzij anders bepaald, dertig (14) dagen.
4. Indien een aanmelding voor deelname wordt gedaan minder dan dertig (30) dagen voor de aanvang van een Evenement dient de Vergoeding/Factuur betaald te zijn voor aanvang van het Evenement.
5. Bijbestellingen dienen te worden betaald binnen dertig (30) dagen na bevestiging daarvan door de Organisator, maar in elk geval voor de openingsdatum van het Evenement. Tenzij de Organisator anders bepaalt, geldt dat met de opbouw van de stand en/of het gebruik daarvan pas een aanvang kan worden gemaakt als de Vergoeding en de overige tot op dat moment verschuldigde kosten door de Organisator zijn ontvangen. Bijbestellingen ten tijde van het Evenement dienen direct te worden voldaan (pin of contant).
6. Bij niet-tijdige betaling van enig aan de Organisator verschuldigd bedrag wordt de wettelijke rente c.q. de wettelijke handelsrente in rekening gebracht vanaf het moment waarop de vordering opeisbaar is geworden. Alle kosten die verband houden met het nemen van (buiten)gerechtelijke incasso- en/of executiemaatregelen zijn voor rekening van de Wederpartij. De buitengerechtelijke incassokosten worden, indien de Wederpartij een natuurlijk persoon is die niet handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf, vastgesteld conform de Wet Incassokosten. In alle andere gevallen bedragen deze kosten vijftien procent (15%) van het door de Wederpartij verschuldigde bedrag vermeerderd met de vervallen rente.
7. Indien de Wederpartij niet tijdig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan, is de Organisator bevoegd de nakoming van haar verplichtingen op te schorten totdat betaling is geschied of deugdelijke zekerheid hiervoor is gesteld. Indien de Organisator het redelijke vermoeden heeft dat er redenen zijn om aan de kredietwaardigheid van de Wederpartij te twijfelen, kan zij ook voordat sprake is van betalingsverzuim van de Wederpartij verlangen dat hij zekerheid stelt voor de betaling van de Vergoeding. De Organisator heeft het recht de Standruimte, zonder verplichting tot vergoeding van schade, aan derden te verhuren en/of aan de Wederpartij andere standruimte toe te wijzen, indien de Wederpartij zijn betalingsverplichting niet nakomt of de gevraagde zekerheid niet stelt.
8. Door de Wederpartij gedane betalingen strekken steeds eerst ter afdoening van alle verschuldigde renten en kosten en vervolgens van de opeisbare facturen die het langst openstaan.

Artikel 5: Wijziging of Annulering Evenement

1. De Organisator behoudt zich te allen tijde het recht voor de vastgestelde data, tijden en locaties van het Evenement te wijzigen en/of het Evenement geen doorgang te doen vinden.
2. Een verandering van de locatie van het Evenement binnen een straal van vijftig (50) kilometer van de oorspronkelijke locatie of een verandering van de data binnen dertig (30) dagen voor of na de oorspronkelijke data, geeft de Wederpartij geen recht zijn deelname te annuleren. In geval van een wijziging van de locatie buiten een straal van vijftig (50) kilometer of van meer dan dertig (30) dagen voor of na de oorspronkelijke datum kan de Wederpartij zijn deelname binnen vijftien (15) dagen kosteloos annuleren, bij gebreke waarvan hij geacht wordt de wijziging te hebben geaccepteerd.
3. Indien de Organisator beslist dat een Evenement niet zal plaatsvinden, vervallen alle inschrijvingen en reeds gedane toewijzingen. Restitutie van de reeds betaalde vergoeding zal binnen dertig (30) dagen na deze beslissing plaatsvinden.
4. In geen van de in dit artikel vermelde gevallen heeft de Wederpartij recht op vergoeding van enige schade, kosten of rente, in welke vorm dan ook.

Artikel 6: Voorwaarden voor deelname 1.

De Organisator verdeelt de beschikbare standruimte over de deelnemers aan het Evenement en stelt een evenementenplan aan de Wederpartij ter beschikking. De Organisator behoudt zich het recht voor de indeling te allen tijde naar eigen inzicht te wijzigen. Standruimte wordt uitsluitend verhuurd voor de gehele duur van een Evenement.

2. Alleen die producten of diensten mogen worden gevoerd c.q. tentoongesteld die in de Overeenkomst zijn vermeld of waarvan de Organisator bepaalt dat die toegelaten zijn. De Organisator kan niet toegelaten producten of aanbiedingen voor diensten op kosten van de Wederpartij laten verwijderen.
3. Behoudens schriftelijke toestemming van de Organisator is het de Wederpartij niet toegestaan dranken en etenswaren aan te bieden voor consumptie ter plaatse en/of verkoop, reclame en/of klantenwerving, al dan niet in de vorm van proefmonsters.
4. Het is de Wederpartij niet toegestaan activiteiten te ontplooien die naar het oordeel van de Organisator schade kunnen berokkenen aan het Evenement, de Organisator of andere deelnemers. De Wederpartij zal geen storende muziek ten gehore brengen en/of storende lichtbeelden vertonen, dit ter beoordeling van de Organisator.
5. Behoudens schriftelijke toestemming van de Organisator is het de Wederpartij verboden tijdens evenementen loterijen, prijsvragen of kansspelen te organiseren.
6. De Wederpartij aanvaardt dat de Organisator geen exclusiviteit kan bieden voor wat betreft de door de Wederpartij ten toon te stellen en/of aan het publiek aan te bieden producten of diensten.
7. De Organisator zorgt voor handhaving van de orde. De Wederpartij en zijn medewerkers en genodigden zijn gehouden de aanwijzingen en richtlijnen van de Organisator op te volgen.
8. Op ieder Evenement geldt een algeheel rookverbod. De Wederpartij is verplicht de aanwijzingen van de Organisator in dat verband strikt na te leven en aan zijn relaties en bezoekers op te leggen.

Artikel 7: Inrichting Standruimte

1. De afmetingen (diepte, breedte en hoogte) van de Standruimte worden door de Organisator aangegeven en maken deel uit van de Overeenkomst. De standbouw en de inrichting, inclusief de wanden, dienen binnen deze afmetingen te blijven. De Wederpartij zal de Organisator indien aangegeven tijdig informeren over de inrichting van zijn Standruimte en daarbij een maatschets en inrichtingsconcept en andere door de Organisator gevraagde informatie overleggen.
2. De Wederpartij zal de contactgegevens van hem of zijn vertegenwoordiger aan de Organisator doorgeven, alsmede een lijst van eventuele (onder)aannemers die worden ingeschakeld voor de inrichting van de Standruimte.
3. Voor het aanbrengen van verhoogde vloeren, plafonds, wanden of andere afdekking is voorafgaande goedkeuring van de Organisator vereist. Er dient voor te worden gezorgd dat de vloeren c.q. plafonds nauwkeurig aansluiten op de vloeren c.q. plafonds van de aangrenzende stand.
4. Aan de Wederpartij zal gedurende een voor de aanvang van het Evenement door de Organisator te bepalen tijd de gelegenheid worden gegeven tot het inrichten van zijn Standruimte. De Organisator bepaalt wanneer aanvoertransporten en inrichtingswerkzaamheden uiterlijk geëindigd dienen te zijn. Gedurende het Evenement mag geen emballage of transportmateriaal op voor het publiek toegankelijke plaatsen aanwezig zijn.
5. Gebruikte materialen dienen in alle opzichten te voldoen aan de voorschriften van de brandweer en andere bevoegde instanties. Indien brandbare materialen worden toegepast zoals gaasdoek, jute etc., dienen deze brandwerend geïmpregneerd te zijn. Alle vloeren, wanden en plafonds dienen naar genoegen van de Organisator te zijn afgewerkt. Indien aarde, zand of andere vocht aantrekkende/-houdende artikelen worden verwerkt in de stand aankleding, dient de vloer afdoende tegen indringen van vocht te worden beschermd.
6. Het is niet toegestaan, zowel buiten als binnen, aan of op de gebouwen van de Organisator, ongeacht op welke wijze, materiaal van welke aard dan ook aan te brengen of te laten aanbrengen.
7. Indien door de Wederpartij gebruik wordt gemaakt van voorzieningen en/of hulpmiddelen die de Organisator ter beschikking heeft gesteld (zoals bijvoorbeeld een heftruck), dan geschiedt dat gebruik volledig voor rekening en risico van de Wederpartij en is de Organisator voor uit dat gebruik voortvloeiende schade op geen enkele wijze aansprakelijk.
8. De aanleg van aan- en afvoerleidingen van elektriciteit, water en telefoon wordt uitsluitend door of namens de Organisator verricht. De Wederpartij is verplicht de voorschriften van de leveringsbedrijven ter zake van het gebruik van elektriciteit, gas en water in acht te nemen. De Organisator aanvaardt ten aanzien van de beschikbaarstelling van elektriciteit, gas en water geen enkele aansprakelijkheid.
9. Aansluitkasten, putten en rails ten behoeve van elektriciteitsvoorzieningen, alsmede aansluitputten en kranen ten behoeve van wateraansluitingen, dienen te allen tijde bereikbaar te zijn. Hetzelfde geldt ook voor brandkranen, brandhaspels en deuren. Deze dienen bovendien vanaf het looppad duidelijk zichtbaar te zijn. De Wederpartij is te allen tijde verplicht voorschriften of aanwijzingen van de hulpdiensten, medewerkers van de Organisator of gebouw eigenaren onverwijld op te volgen of uit te voeren.
10. De Wederpartij dient de Standruimte na beschikbaarstelling te inspecteren en zal eventuele tekortkomingen of gebreken van de standruimte onverwijld, maar uiterlijk op de eerste dag, aan de Organisator melden, bij gebreke waarvan de Wederpartij geacht wordt de Standruimte te hebben aanvaard.

Artikel 8: Gebruik Standruimte

1. De Wederpartij is verplicht gedurende de openingstijden tijdens de gehele duur van het Evenement de Standruimte met een voldoende assortiment producten of diensten en personeel bezet te houden en op adequate wijze, passend bij het karakter van het Evenement, in te richten, één en ander ter beoordeling van de Organisator. Indien de Wederpartij aan deze voorwaarden niet voldoet, is de Organisator gerechtigd de inrichtingsmaterialen van de Wederpartij te verwijderen. De Wederpartij is in dat geval aansprakelijk voor alle kosten die de Organisator moet maken voor herinrichting van de Standruimte.
2. De medewerkers van de Organisator hebben te allen tijde toegang tot de door de Wederpartij gehuurde Standruimte.
3. De tentoongestelde producten en/of materialen van de Wederpartij dienen op zodanige wijze te worden geplaatst, dat het vrije uitzicht op de omliggende stands en de tentoonstellingsruimte niet wordt belemmerd. Dit staat uitsluitend ter beoordeling van de Organisator. Gedurende de openingstijden mogen tentoongestelde producten en materialen niet worden bedekt. De Organisator heeft het recht aanwezige bedekking te verwijderen, zonder tot enige aansprakelijkheid jegens de Wederpartij gehouden te zijn. 4. Het is de Wederpartij uitdrukkelijk verboden de Standruimte geheel of gedeeltelijk aan derden onder te verhuren of deze gedeeltelijk of geheel aan derden in gebruik af te staan.

Artikel 9: Afbouw Standruimte

1. De Wederpartij is gehouden de Standruimte na afbouw in dezelfde staat achter te laten als waarin deze aan hem door de Organisator ter beschikking werd gesteld, waarbij eventuele achtergelaten vervuiling, zoals aarde, zand en mest, dient te zijn verwijderd. Eventuele door de Organisator geconstateerde beschadigingen en verontreinigingen die niet door de Wederpartij zijn hersteld, worden door de Organisator hersteld en de hieraan verbonden kosten worden volledig aan de Wederpartij doorberekend.
2. Met de afbouwwerkzaamheden, afvoertransporten, aanvoer van emballage en andere hulpmaterialen en het inpakken van goederen mag pas worden begonnen na sluiting van het Evenement en nadat de Organisator heeft medegedeeld dat alle maatregelen voor de afbouw zijn genomen.
3. Indien de Standruimte niet tijdig geheel is ontruimd c.q. opgeruimd, is de Organisator gerechtigd: a. de nog aanwezige materialen, goederen of emballage op kosten en voor risico van de Wederpartij te verwijderen; b. de Standruimte op kosten van de Wederpartij weer terug te brengen in de staat, waarin deze aan de Wederpartij ter beschikking werd gesteld.

Artikel 10: (Online) Catalogus

1. De Wederpartij heeft recht op vermelding van zijn deelname in de eventuele catalogus van het Evenement en/of op de eventuele website van het Evenement. De catalogus en/of website wordt samengesteld op basis van de gegevens die door de Wederpartij bij de inschrijving zijn verstrekt. De Organisator bepaalt de wijze waarop de vermeldingen worden gedaan en behoudt zich het recht voor zo nodig de gegevens van de Wederpartij in te korten c.q. te bewerken.
2. De Wederpartij garandeert dat alle informatie die hij in het kader van het Evenement aan de Organisator ter beschikking stelt omtrent zijn activiteiten, voor onder meer publicatie in de catalogus of op de website van het Evenement, volledig en correct is en niet op enigerlei wijze in strijd is met de toepasselijke wet- of regelgeving, met rechten van derden of anderszins onrechtmatig is. De Wederpartij zal geen gebruik maken van de catalogus en/of de website van de Organisator dat in strijd is met de toepasselijke wet- of regelgeving, bijvoorbeeld maar niet uitsluitend in verband met de bescherming van persoonsgegevens, of die op enigerlei wijze inbreuk maakt op rechten van derden of onrechtmatig is.
3. De Organisator is niet aansprakelijk jegens de Wederpartij of jegens derden voor eventuele onjuistheden, fouten of omissies in de catalogus. De Wederpartij vrijwaart de Organisator voor eventuele aanspraken van derden in verband met de door de Wederpartij verstrekte informatie.

Artikel 11: Toegang tot Evenement

1. De Organisator stelt aan de Wederpartij het in de Overeenkomst vermelde aantal toegangsbewijzen voor standhouders ter beschikking. Deze op naam gestelde standhouders badges of polsbandjes zijn strikt persoonlijk en niet overdraagbaar en vormen het enige bewijs van toegang tot het Evenement. De personen die een standhouders badge of polsbandje hebben ontvangen dienen deze op eerste verzoek van de medewerkers van de Organisator te tonen, zowel in de periode dat het Evenement voor het publiek is opengesteld, als gedurende de tijden die beschikbaar zijn gesteld voor het opbouwen en afbouwen van de stands.
2. De Organisator is te allen tijde gerechtigd zonder opgave van redenen eenieder de toegang tot het Evenement en de bijbehorende terreinen en gebouwen te ontzeggen en in dat verband een verleend toegangsbewijs in te trekken.

Artikel 12: Intellectuele eigendom

1. De Wederpartij garandeert dat zijn activiteiten in het kader van het Evenement, waaronder maar niet beperkt tot de het aanbieden en/of openbaar maken van de door hem op het Evenement tentoongestelde producten en diensten en alle door hem verzorgde publiciteit, op geen enkele wijze in strijd zijn met enigerlei rechten van derden, zoals bijvoorbeeld intellectuele eigendomsrechten (waaronder maar niet beperkt tot auteursrechten, merkrechten, octrooirechten, modelrechten) of anderszins onrechtmatig zijn jegens derden.
2. Het is de Wederpartij niet toegestaan machines, apparaten en/of producten te exposeren waartoe de fabrikant of importeur of een andere beweerdelijk gerechtigde geen toestemming heeft verleend.
3. De Wederpartij verklaart en garandeert dat alle foto’s, illustraties en andere grafische werken en/of teksten die hij omtrent de door hem aangeboden producten of diensten aan de Organisator ter beschikking stelt ten behoeve van de catalogus en/of de website van het Evenement of ten behoeve van publicatie door de pers of derden, vrijelijk en zonder vergoeding kunnen worden gebruikt en dat publicatie daarvan geen inbreuk vormt op enigerlei rechten van derden, waaronder begrepen maar niet beperkt tot auteursrechten en portretrechten.
4. De Organisator heeft het recht om tijdens het Evenement en tijdens de periodes van opbouw en afbouw foto’s en beeld- en geluidsopnamen te maken van onder meer de Standruimte en personen van de Wederpartij en deze te gebruiken in het kader van haar publiciteit rondom het Evenement en ter promotie van haar diensten en die van aan haar gelieerde ondernemingen in het algemeen. Indien de Wederpartij op goede gronden niet wenst dat bepaalde producten of personen worden gefotografeerd, dient hij dat vooraf of uiterlijk binnen 24 uur aan de Organisator kenbaar te maken, bij gebreke waarvan het recht van de Wederpartij om daartegen bezwaar te maken is vervallen.
5. Indien de Wederpartij er bekend mee wordt dat sprake is van een mogelijke inbreuk op rechten van derden in verband met de door hem op het Evenement tentoongestelde producten of diensten, of indien beslag is gelegd op zaken van de Wederpartij die zich op het Evenement bevinden, zal hij de Organisator daarvan onverwijld schriftelijk in kennis stellen en de Organisator een kopie van alle daarop betrekking hebbende stukken verstrekken. De Wederpartij verplicht zich voorts alle informatie omtrent zijn activiteiten en de eventuele (dreigende) geschillen met derden daaromtrent, waarvan hij redelijkerwijs behoort te begrijpen dat de Organisator daarvan kennis dient te nemen, tijdig aan de Organisator mede te delen.
6. De Wederpartij vrijwaart de Organisator en de aan haar gelieerde ondernemingen, alsmede de eigenaar en exploitant van het evenementengebouw en de bestuurders, aandeelhouders en alle medewerkers van de Organisator en de aan haar gelieerde ondernemingen, van alle aanspraken van derden uit hoofde van inbreuk op rechten van intellectuele eigendom of anderszins, in verband met de activiteiten van de Wederpartij in het kader van het Evenement, waaronder maar niet beperkt tot de door de Wederpartij op het Evenement tentoongestelde producten en diensten of de in dat kader gemaakte publiciteit. De Wederpartij zal de Organisator en de aan haar gelieerde ondernemingen, alsmede de eigenaar en exploitant van het evenementengebouw en de bestuurders, aandeelhouders en alle medewerkers van de Organisator en de aan haar gelieerde ondernemingen, volledig schadeloosstellen voor alle door hen geleden schade en kosten, waaronder begrepen de volledige kosten van rechtsbijstand, die verband houden met een (vermeende) inbreuk door de Wederpartij op rechten van derden. 7. De Organisator heeft te allen tijde het recht in geval van een klacht van een derde, op verzoek van een gerechtelijke of administratieve instantie of op eigen initiatief de door de Wederpartij tentoongestelde producten, diensten of publiciteit, en elk voorwerp dat mogelijks onrechtmatige of schadelijke inhoud bevat, van het Evenement te verwijderen zonder dat de Wederpartij recht heeft op enige schadevergoeding en onverminderd de aanspraken van de Organisator jegens de Wederpartij.

Artikel 13: Bescherming Persoonsgegevens / AVG

1. De Organisator verwerkt alle persoonsgegevens die de Wederpartij aan haar verstrekt in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming, en de Privacy Policy van Organisator.
2. De Wederpartij verklaart en garandeert de Organisator dat hij alle persoonsgegevens die hij verwerkt in het kader van zijn deelname aan het Evenement zal verwerken in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving betreffende de bescherming van persoonsgegevens, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming. De Wederpartij vrijwaart de Organisator en alle aan haar gelieerde ondernemingen van eventuele aanspraken van derden, waaronder begrepen sancties door de relevante toezichthouder, uit hoofde van een beweerdelijke overtreding van de toepasselijke wet- en regelgeving met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens.

Artikel 14: Niet-nakoming en Ontbinding

1. Indien de Organisator volgens de Wederpartij één of meer van de voor haar uit de overeenkomst voorvloeiende verplichtingen niet nakomt, dan dient de Wederpartij dat schriftelijk en deugdelijk onderbouwd te melden bij de Organisator. Deze melding moet zo spoedig mogelijk na de constatering van de beweerdelijke tekortkoming worden gedaan en in ieder geval uiterlijk binnen veertien (14) dagen na het einde van het Evenement, bij gebreke waarvan alle aanspraken van de Wederpartij vervallen.
2. Indien de Wederpartij ondanks schriftelijk verzoek een verplichting op grond van de Overeenkomst niet nakomt, kan de Organisator, zonder rechterlijke tussenkomst, de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk ontbinden en aanspraak te maken op schadevergoeding.
3. De organisator kan voorts de Overeenkomst ontbinden indien: – de Wederpartij failliet is verklaard; – aan de Wederpartij (voorlopige) surséance van betaling is verleend; – de Organisator goede gronden heeft aan te nemen dat de Wederpartij niet aan zijn verplichtingen zal kunnen voldoen; – de eigendom van en/of zeggenschap over de Wederpartij wijzigt.
4. De Wederpartij doet afstand van het recht op ontbinding van de Overeenkomst op welke grond dan ook.

 

Artikel 15: Overmacht

1. Indien voor de Organisator sprake is van een omstandigheid die een niet-toerekenbare tekortkoming (overmacht) oplevert, is zij gerechtigd de nakoming van haar verplichtingen jegens de Wederpartij gedurende een door haar te bepalen redelijke termijn op te schorten zonder tot enige schadevergoeding te zijn gehouden. De Wederpartij blijft gedurende deze periode onverminderd gehouden aan zijn verplichtingen jegens de Organisator te voldoen.
2. Onder een niet-toerekenbare tekortkoming (overmacht) van de Organisator zal tevens worden verstaan een niet-toerekenbare tekortkoming bij haar toeleveranciers of andere derden die door de Organisator voor de uitvoering van de Overeenkomst zijn ingeschakeld. Een toerekenbare tekortkoming van een door de Organisator ingeschakelde derde levert voor de Organisator een niet-toerekenbare tekortkoming op, indien die tekortkoming voor haar redelijkerwijs niet voorzienbaar was.

Artikel 16: Annulering Deelname

1. De Wederpartij heeft de mogelijkheid om binnen acht (8) dagen na totstandkoming van de Overeenkomst zijn deelname kosteloos te annuleren. De organisatie zal de betaalde gelden binnen 1 week aan wederpartij terugstorten op het bekende bankrekeningnummer. In andere gevallen van annulering van zijn deelname aan een Evenement is de Wederpartij een annuleringsvergoeding aan de Organisator verschuldigd als hierna vermeld: – bij annulering negentig (90) dagen of meer voor de door de Organisator vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 50% van de Vergoeding; – bij annulering tussen negentig (90) en dertig (30) dagen of voor de door de Organisator vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 100% van de Vergoeding; – bij annulering minder dan dertig (30) dagen voor de door de Organisator vastgestelde ingangsdatum van het Evenement: 100% van de Vergoeding plus annuleringskosten van het totale bedrag van uw stand huur.
2. In geval van annulering is de Organisator gerechtigd de Standruimte aan een andere exposant te verhuren of, naar haar keuze, op de Standruimte en in het evenementenplan een aanduiding te doen in de zin van “Deze standruimte was voorbehouden aan [naam wederpartij]”of soortgelijke bewoordingen.

Artikel 17: Aansprakelijkheid

1. De Organisator en de aan haar gelieerde ondernemingen, haar aandeelhouders, bestuurders en medewerkers zijn, behoudens in geval van opzet of grove schuld, niet aansprakelijk voor welke schade dan ook en in de ruimste zin, direct of indirect geleden door de Wederpartij, diens personeel diens bezoekers of welke andere derde dan ook. Onder schade in de zin van dit artikel is mede begrepen alle gevolgschade, waaronder bedrijfsschade, schade wegens omzetverlies, gederfde winst etc., alsmede schade door diefstal, vernieling of welke andere oorzaak dan ook.
2. De Wederpartij is verantwoordelijk voor alle door de Organisator geleden schade en gemaakte kosten die verband houden met zijn deelname, ongeacht of deze schade c.q. kosten zijn veroorzaakt gemaakt door de Wederpartij zelf of door derden.
3. De Wederpartij vrijwaart de Organisator tegen iedere aanspraak van derden, waaronder begrepen maar niet uitsluitend andere deelnemers aan het Evenement, wegens schade en kosten in de ruimste zin, veroorzaakt door de Wederpartij, diens personeel, diens bezoekers of enige andere derde, voor wiens handelen of nalaten de Wederpartij verantwoordelijk is.

Artikel 18: Verzekering

1. De Wederpartij is verplicht voor eigen rekening en risico een deugdelijke verzekering af te sluiten en tijdens de beurs in stand te houden, die op tenminste marktconforme condities dekking geeft tegen iedere vorm van schade aan of diefstal of vermissing van zaken van de Wederpartij, de Organisator en derden.
2. Voorts is de Wederpartij verplicht om voor zijn rekening een verzekering tegen wettelijke aansprakelijkheid te sluiten, met een afdoende dekking, en deze tijdens het Evenement in stand te houden. Als verzekering met afdoende dekking wordt beschouwd een verzekering die dekking geeft voor alle door Organisator of derden te lijden schade als gevolge van de activiteiten van de Wederpartij. De verzekering omvat ook het transport naar en van het Evenement en dient te zijn ingegaan uiterlijk op het moment dat met de aanvoer- en inrichtingswerkzaamheden wordt begonnen en dient niet eerder te eindigen dan na de volledige afbouw van de gehuurde ruimte en alle zaken van het beursterrein zijn afgevoerd.
3. De Wederpartij is verplicht op eerste verzoek van de Organisator inzage te verschaffen in zijn verzekeringspolis(sen).

Artikel 19: Toepasselijk Recht

1. Op de rechtsverhouding tussen de Organisator en de Wederpartij is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
2. Eventuele geschillen tussen de Organisator en de Wederpartij zullen bij uitsluiting worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter in het arrondissement waar de Organisator is gevestigd, voor zover dwingende wetsbepalingen niet anders voorschrijven en met dien verstande dat de Organisator het recht heeft een zaak aanhangig te maken voor de volgens de wet bevoegde rechter.

Heerlen, 1 oktober 2024